Betalingssystemer

Bezahlsysteme für Automaten in Betrieb, Kantine und Pausenraum

Ob ein Kaffee- oder Snackautomat im Alltag funktioniert, entscheidet sich oft erst beim Bezahlen. Wird eine Münze nicht angenommen, fehlt Wechselgeld oder hat jemand nur die Karte dabei, bleibt der Becher leer. Bezahlsysteme für Automaten sorgen dafür, dass Geld, Guthaben oder Karte zuverlässig erkannt und mit der Steuerung des Geräts verrechnet werden.

Gefragt sind sie vor allem bei Betreibern, die Automaten in Unternehmen, Kantinen oder Schulen aufstellen und dort nachrüsten, umstellen oder defekte Teile ersetzen. Bezahltechnik ist dabei ein eigener Teil des Automatenzubehörs, weil sie direkt in den Geldfluss eingreift und genau zum Gerät passen muss.

Eigenschaften und Vorteile von Bezahlsystemen

Ein Bezahlsystem besteht selten aus einem einzigen Bauteil. Die eigentliche Annahme übernimmt ein Münzprüfer, Geldwechsler, Banknotenleser oder Kartenleser. Über eine Schnittstelle wie MDB oder EXE ist dieses Gerät mit der Automatensteuerung verbunden, die den Preis abgleicht und das Produkt freigibt. Dazu kommen Kabel, Blenden und Montageteile, die je nach Modell variieren.

Wichtige Merkmale im Überblick:

• Annahme von Münzen, Banknoten, Chips, Karten oder Kredit- und Debitkarten
• Anbindung an die Steuerung über MDB- oder EXE-Schnittstelle
• viele Teile auf bestimmte Automatenmodelle abgestimmt
• Ersatzteile mit Teilenummer für die eindeutige Zuordnung
• geschlossene Guthabensysteme mit MIFARE-Medien möglich
• Nachrüstsätze für bestehende Geräte

Wie gut ein System zum Standort passt, hängt davon ab, wer am Automaten bezahlt, wie hoch das Bargeldaufkommen ist und ob ein bargeldloser Betrieb gewünscht ist.

Welche Bezahlsysteme passen zu welchem Einsatzbereich?

Wo weiterhin überwiegend mit Münzen bezahlt wird und Wechselgeld zurückgegeben werden muss, ist ein Geldwechsler gefragt. Der NRI Currenza C² Blue ist für Geräte der rhea Business Line Doppio und Cup vorgesehen. Laut Hersteller arbeitet er mit einem 6-Tuben-Kassettensystem, zahlt bis zu sechs Münzen pro Sekunde aus und ist für Temperaturen von −25 bis +80 °C ausgelegt.

An Automaten mit höheren Preisen oder größeren Bestellungen erleichtert die Annahme von Scheinen den Kauf. Der Banknotenleser ICT X7Plus ist auf den rhFS1.touch 21,5" Instant abgestimmt und ermöglicht dort laut Hersteller die Annahme von Banknoten.

In Betrieben, in denen Mitarbeitende mit einem Chip oder einer Karte bezahlen, wird das Guthaben vorher aufgeladen. Dafür ist die Mifare Nano Kasse gedacht: Ihre vier Tasten lassen sich mit festen Auf- oder Abwertbeträgen belegen, eine rote Taste setzt den Saldo auf null. Der Hersteller nennt als typischen Ort das Personalbüro, ein Drucker für Belege lässt sich anschließen.

Worauf sollte man beim Kauf von Bezahlsystemen achten?

Am wichtigsten ist die Zuordnung zum Gerät. Viele Teile tragen die Modellbezeichnung des Automaten im Namen, Ersatzteile zusätzlich eine Teilenummer. Beides sollte mit dem Typenschild oder der Ersatzteilliste des vorhandenen Geräts abgeglichen werden, bevor bestellt wird.

Ebenso entscheidend ist die Schnittstelle. Münzprüfer, Leser und Kabel gibt es für MDB oder EXE, teilweise auch für beide. Wer einen Leser tauscht, prüft am besten, welches Protokoll die Steuerung nutzt und ob Verlängerungs- oder Y-Kabel nötig sind, um mehrere Geräte anzuschließen. Gerade bei älterem Automatenzubehör lohnt dieser Blick, weil sich Stecker und Kabellängen je nach Baureihe unterscheiden.

Bei bargeldlosen Systemen kommt die Frage nach dem Medium hinzu. MIFARE-Karten, U-Keys, Tags und Sticker funktionieren in einem geschlossenen System, das der Betreiber selbst verwaltet. Neue Medien müssen dafür in der Regel formatiert werden, wofür eine passende Formatierungslizenz angeboten wird. Ein Kartenleser für Kredit- und Debitkarten kommt dagegen ohne eigene Medien aus.

Münzen, Scheine oder Guthaben – welche Bezahlart passt?

Münzprüfer und Münzgeräte-Kits sind die einfachste Lösung für Automaten mit niedrigen Preisen. Ein Münzprüfer erkennt die eingeworfenen Münzen, ein Geldwechsler kann zusätzlich Wechselgeld aus seinen Tuben auszahlen. Die Kits sind jeweils einer Baureihe zugeordnet, etwa XS, XX, iC oder Grande, und werden danach ausgewählt.

Banknotenleser ergänzen die Münzannahme, wenn Beträge höher ausfallen oder das Wechselgeld knapp wird. Für manche Leser gibt es eigene Blenden in Silber oder Schwarz sowie Ersatzmundstücke, damit die Front zum Gerät passt.

Geschlossene Guthabensysteme auf MIFARE- oder RFID-Basis eignen sich für feste Nutzergruppen, etwa Belegschaft, Studierende oder Bewohner. Das Bargeld wird an einer zentralen Stelle aufgeladen, am Automaten selbst wird nur noch der Chip vorgehalten. Kreditkarten- und Debitkartenleser öffnen den Automaten dagegen für spontane Kundschaft, die kein eigenes Medium besitzt.

Keine Bezahlart ist für jeden Standort die richtige. Häufig werden Münzen und bargeldlose Zahlung auch kombiniert, damit sowohl Stammnutzer als auch Gäste bezahlen können.

Anwendung und Hinweise zu Bezahlsystemen

Einbau und Programmierung von Bezahlsystemen gehören in fachkundige Hände. Vor Arbeiten an Münzprüfer, Leser oder Kabeln sollte der Automat vom Netz getrennt werden, die Einbauanleitung des Herstellers gilt dabei vorrangig. Für manche Leser wird die Programmierung als eigene Position angeboten.

Im laufenden Betrieb lohnt ein regelmäßiger Blick auf Münzweg, Einwurf und Banknoteneinzug. Ein Münzeinwurfschutz oder eine neue Führungshülse für den Rückgabestift kann helfen, wenn Münzen hängen bleiben. Bei Geldwechslern lässt sich die Tubenkassette laut Hersteller auch gefüllt wechseln.

Für MIFARE-Medien empfiehlt sich eine klare Regel, wer welches Medium erhält und wer es auflädt. Für die Abrechnung empfiehlt es sich, Auf- und Abwertungen nachvollziehbar zu dokumentieren, etwa über den Belegdruck an der Kasse.

Passende Ergänzungen für den Automatenbetrieb

• Kaffeeautomaten
• Snackautomaten
• Kaffeeautomaten-Ersatzteile
• Automatenreiniger

Bezahltechnik entfaltet ihren Nutzen erst im Zusammenspiel mit dem Gerät. Wer einen Kaffee- oder Snackautomaten neu aufstellt, plant das Bezahlsystem am besten gleich mit, während Ersatzteile und Reiniger den laufenden Betrieb absichern.